Information från rasklubben för portugisisk vattenhund om personuppgiftsbehandling enligt GDPR (2018-05-25)
1.Introduktion
Det här dokumentet innehåller information om behandling av personuppgifter inom ramen för vår användning av persondata. I informationen refererar “du” och “dina” till den person vars personuppgifter vi kan komma att behandla och som är medlem eller är en besökare på vår webbplats. Alla personuppgifter behandlas i enlighet med den vid varje tillfälle gällande lagstiftningen. Från och med 25 maj 2018 behandlas personuppgifter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR). På Datainspektionens webbplats kan du läsa mer om förordningen: https://www.datainspektionen.se/vagledningar/gdpr-pa-fem-minuter/
2. Allmänt
Rasklubben för portugisisk vattenhund, fortsättningsvis kallad RPVH är en ideell förening. RPVHs styrelse är personuppgiftsansvarig i enlighet med dataskyddsförordningen (2016/679). Denna information om personuppgiftsbehandling förklarar hur vi hanterar insamling, behandling, användning och delning av dina personuppgifter. Med personuppgifter menas all information som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Det innefattar även hundars kennelnamn och registreringsnummer.
RPVH tillämpar följande grundläggande principer avseende personuppgiftsbehandling:
• Vi är hänsynsfulla angående de personuppgifter vi ber dig om och de personuppgifter vi samlar in om dig.
• Vi lagrar dina personuppgifter under den tid som vi har anledning att behålla dem.
• Vi avser att förenkla din möjlighet att få kontroll över dina personuppgifter.
• Vi strävar efter full transparens avseende hur vi samlar in, använder och delar dina personuppgifter.
3. När samlar RPVH in din information?
Enligt dataskyddsförordningen behöver RPVH informera dig som medlem/deltagare/ägare/förtroendevald etc. om att vi lagrar dina personuppgifter. Vid anmälan till olika aktiviteter, vid registrering av valpkull, hälsoresultat med mera kommer du behöva godkänna att du har läst och tagit del av RPVHs information kring lagring av personuppgifter. Behandling av personuppgift kan ske genom fullgörande av avtal, genom samtycke eller med RPVHs berättigade intresse som laglig grund.
Som medlem, uppfödare, deltagare, ägarregistrerad till hund, förtroendevald med mera i RPVH och vid deltagande på RPVHs aktiviteter (utbildningar, kurser, läger, möten, utställningar och tävlingar med mera) godkänner du att RPVH sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att RPVH ska kunna verka i enlighet med RPVHs syfte och mål, vilka framgår av RPVHs stadgar.
I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar personuppgifter i vårt medlemsregister och i andra register.
RPVH samlar in dina personuppgifter när du köper eller beställer en vara från Portisshoppen, när vi behandlar dina betalningar, behandlar din beställning och levererar produkter.
4. Vilken information samlar RPVH in om dig?
De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter som tävlingar och kurser eller vid registreringstillfällen. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi efterfrågar. Alla personuppgifter behandlas med beaktande av konfidentialitet. Du kan bli ombedd att uppge någon eller några av dessa uppgifter:
Ditt namn
Ditt personnummer
Din e-postadress
Din postadress
Din leveransadress
Ditt telefonnummer
Dina kontaktuppgifter
Din hunds namn, reg.nr och födelsedata, hälsostatus och tävlingsresultat.
5. Hur använder RPVH din information?
RPVH lagrar personuppgifter för att kunna fullgöra relationen till dig. Vi behandlar dina personuppgifter endast för ändamålen och med stöd av en laglig grund. Laglig grund kan utgöras av till exempel ingånget avtal, samtycke, eller genom berättigat intresse.
RPVH lagrar t.ex. personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter för att kunna skicka information, nyheter och erbjudanden, för att kunna registrera och publicera resultat i samband med tävling eller annan aktivitet när ett resultat för din hund skickas in, vid registrering av hanhund på hanhundslistan, registrering av planerade/födda valpkullar eller hälsoresultat med mera på hemsidan. Uppgifterna kan används av RPVH för sammanställning av statistik avseende hund och hundägande, forskning, medlemsvärvning, hälsoenkäter och annat som kan vara i RPVHs intresse. I samband med möten och föreläsningar och så vidare, registreras vilka som varit närvarande. Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med medlem/deltagare/förtroendevald/ägare i olika sammanhang. Personuppgifterna kan komma att användas för informationsutskick från RPVH till enskild medlem.
Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på personuppgifter som lagras i dokument kan vara personuppgifter i protokoll och i verksamhetsberättelsen från årsmöten.
Om det är nödvändigt kommer dina personuppgifter överföras till våra tjänsteleverantörer (t.ex. transporttjänster, campingar, tryckeri), och till SKK. Personuppgifterna kommer i sådant fall endast behandlas och användas av dem för de överenskomna ändamålen. RPVH kommer inte att olagligen dela din information med företag utanför klubben. Information om webbsideanvändning samlas in via cookies.
6. På vilket sätt lagrar vi personuppgifter och vilka har tillgång till den lagrade informationen?
Vi lagrar personuppgifter på datorer med lösenordsskydd, i molntjänster, i låsta dokumentskåp och i arkiv (fysisk pappersdokumentation). De lagrade uppgifterna nås av behörig personal, styrelsemedlemmar, funktionärer med flera. Varje register har sin särskilda behörighetsnivå.
7. Hur länge lagrar vi personuppgifter
Lagringstiden varierar. Vissa poster raderas aldrig, såsom uppfödarinformation eller resultat från årets portis. En person utan andra kopplingar än tidigare medlemskap raderas senast tre år efter att medlemskapet upphörde. Personuppgifter i protokoll raderas inte då protokollen sparas för alltid av historiska skäl. Detsamma gäller vid disciplinärenden. Dessa personuppgifter sparas för alltid. Övriga personuppgifter sparas under olika tid beroende på uppgiften. Bokföringsmaterial sparas exempelvis sju år i enlighet med Skatteverkets regelverk.
8. Undantag från GDPR vid hantering av personuppgift.
a) Undantag från GDPR för yttrande- och informationsfrihet
Dataskyddsförordningen gäller inte då personuppgifter behandlas i samband med utövande av yttrande- eller informationsfrihet. Enligt förordningen ska undantag för yttrande- och informationsfrihet göras i nationell rätt. I Sverige innebär det bland annat att sådan personuppgiftsbehandling som omfattas av grundlagsskyddet i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen undantas om tillämpningen av förordningen skulle komma i konflikt med grundlagarna. Därutöver ska även behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande undantas från de flesta av bestämmelserna i dataskyddsförordningen.
b) Undantag vid utgivningsbevis
Förordningen tillåter att medlemsländerna gör undantag från reglerna om personuppgiftsbehandling om det är nödvändigt för att upprätthålla rätten till yttrandefrihet. I yttrandefrihetsgrundlagen regleras både sådana utgivningsbevis som gäller automatiskt för massmedieföretag och sådana som gäller efter ansökan, så kallat frivilligt utgivningsbevis. Ett utgivningsbevis innebär att reglerna om personuppgiftsbehandling inte gäller i den mån det skulle inkräkta på den grundlagsskyddade rätten till yttrandefrihet.
9. Registrerades rättigheter.
Du har rätt till att begära information om dina personuppgifter som vi behandlar. Du har rätt att när som helst begära rättelse eller radering av dina uppgifter som du anser vara felaktiga. Du har alltid rätt att stoppa RPVHs lagring och behandling av dina personuppgifter såvida inte RPVHs intressen väger tyngre än din önskan om radering. Om du vill få dina uppgifter raderade ska du lämna din begäran skriftligen och personligt undertecknad till klubbens sekreterare. Du har enligt dataskyddsförordningen även rätt att årligen få ett utdrag av de uppgifter RPVH har registrerade om dig. En sådan begäran ska vara personligt undertecknad och insändas skriftligen till klubbens sekreterare. Alt. scanna och mejla till styrelse@portugisisk-vattenhund.nu.
10. Cookies
Vad är cookies? En cookie är en textfil med anonymiserad information som inkluderar en unik användaridentifikation och webbsidans namn.
11. Andra webbsidor
Denna information om personuppgiftsbehandling är endast tillämplig på Rasklubben för portugisisk vattenhunds webbsida. Vår webbsida innehåller länkar till andra webbsidor. RPVH är inte ansvariga för innehåll på externa webbsidor även om länkar hänvisar till dem.
12. Revidering av denna text
Vid olika förändringar som rör och påverkar RPVH och RPVHs verksamhet kan denna text behövas revideras. RPVHs verksamhet påverkas till exempel av lagar, stadgar, regler och beslut. När förändringar sker som medför att RPVH behöver anpassa hantering och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten. Revidering gjord 2018-05-25.
11. Klagomål
Om du har en fråga eller vill lämna ett klagomål till RPVH angående hur dina personuppgifter har behandlats eller överklaga ett beslut, kan du kontakta rasklubbens styrelse via styrelse@portugisisk-vattenhund.nu. Du kan också vända dig till datainspektionen, som är tillsynsmyndigheten för GDPR, via www.datainspektionen.se.